Assalamualaikum dan salam sejahtera Malaysia.  Sudah hampir 3 bulan kita memasuki tahun baru. Bagaimanakah azam tahun baru anda? Saya doakan semuanya berjalan lancar seperti yang dirancang.  Siri kali ini saya tidak akan membicarakan pasal azam tahun baru tetapi berkenaan cara sistematik anda menyimpan dokumen-dokumen penting.

Contoh dokumen-dokumen penting adalah bil, resit pembayaran, surat waranti, resit belian, borang EA, surat perjanjian dan lain-lain.  Anda memerlukan satu cara yang sistematik untuk menyimpan dokumen-dokumen berkenaan.  Ada orang saya kenali amat berdisipin dalam menyimpan dokumen-dokumen berkenaan.  Orang itu ada bapa mertua saya sendiri. Orang yang bersistematik dan berdisiplin dalam banyak perkara.  Pada masa itu semua dokumen penting adalah dalam bentuk bercetak (“hardcopy”)

capture

Dalam tahun 90’an ada sebuah bank telah mengalami kegagalan dalam rekod simpanannya.  Ini menyebabkan bank berkenaan terpaksa meminta semula rekod pembayaran installment dari peminjam agar tidak tersalah caj.  Mujurlah beliau mempunyai satu sistem simpanan rekod / dokumen yang cemerlang.  Kesemua rekod pembayaran dalam dibuktikan dengan lengkap.

Saya kagum dengan orang sebegini, sistematik dan berdisplin.  Namun begitu saya bukan orangnya.  Rekod dan dokumen saya tidak lengkap dan sentiasa berterabur.  Bagaimana dengan anda?  Saya harap anda tidak seperti saya.

Di kala ini, kita amat bertuah kerana banyak dari dokumen kita adalah dalam bentuk PDF (portable document file).

capture

Dengan format ini, penyimpanan boleh dibuat dalam format “softcopy”.  Kita boleh membuat beberapa “folder” dalam pemacu cakera (“hard drive”) atau cakera awan (“cloud drive”) dan namakan “folder” berkenaan dengan nama yang merujuk kepada jenis dokumen yang disimpan. Contohnya namakan “folder” berkenaan sebagai Bayaran Bulanan Kereta, Resit Pembelian Buku, Bayaran Bulanan Perumahan, Borang Cukai Tahunan dan lain-lain lagi.

Apabila anda menginginkan dokumen itu kembali, anda boleh membuka “folder” berkenaan dan dengan pantas anda boleh mendapatkannya semula.  Namun ada 2 masalah yang saya dapat kesan.  Pertama, sekiranya anda menyimpan dokumen berkenaan di dalam cakera keras, anda terpaksa menggunakan peranti yang sama untuk menyimpan dokumen-dokumen tersebut. Peranti lain tidak dapat “save” dokumen yang baru ke dalam cakera keras peranti asal.  Penyelesaiannya adalah, anda kena menggunakan servis cakera awan.  Anda boleh menyimpan dokumen dari mana-mana peranti ke dalam cekera awan yang sama.  Contoh cakera awan yang terkenal adalah Google Drive dan Dropbox.

Namun begitu, masalah kedua yang dikesan (bagi diri saya) adalah, anda terpaksa bersistematik dalam penyimpanan dokumen-dokumen anda.  Nama “folder” dan lokasinya kena sistematik dan jelas.  Tidak boleh semborono sewaktu “save” dokumen berkenaan.  Bagi sesetengah cakera awan, anda terpaksa online untuk melakukan penyimpanan (“saving”).  Sewaktu proses “saving”, “browsing” dari satu “folder” ke satu “subfolder” ke satu lagi “subsubfolder” kadang kala memenat dan mengelirukan.

capture

Seperti biasa, Evernote ada penyelesaian untuk mengatasi masalah ini.  Bagi setiap fail PDF yang dijana setelah pembayaran dibuat, anda boleh “share” atau “send to” fail berkenaan ke Evernote.  Tandakan “tagged” fail itu sebagai bayaran bulanan kereta dan lupakan ia sehingga bila ia diperlukan semula.   Tag seperti ini dibuat sekali sahaja dan boleh digunakan berulang-ulang kali tanpa perlu diulang taip. Boleh dilakukan pada sebarang peranti walaupun peranti tersebut dalam keadaan “offline”.  Boleh digelintar semula (“searched”) dari mana-mana peranti yang berkongsi akaun Evernote yang sama.  Jadi, mudah bukan?

Mungkin pada masa yang lain anda melakukan transaksi pembayaran terus ke kaunter bank, maka tiada fail PDF sebagai rekod.  Mudah sahaja, ambil gambar slip pembayaran dan simpan dalam Evernote bertandakan Bayaran bulanan kereta.  Kesemua fail dan gambar akan terhimpun setelah anda melakukan pencarian di Evernote.  Tak perlu bersistematik, tiada lagi pening kepala.

Fikirkan dokumen penting lain yang anda ingin simpan selamanya.  Sila kongsikan pendapat dan komen anda di bawah. Sememangnya Evernote, buku nota ajaib!

Advertisements